医療法人

医療法人さんも設立当初から立ち会ったものではありませんが、定款変更他を通じて感じたとろろです。
定款変更で言えば通常の会社さんでは変更事由が発生しても議事録は作成、或いは作成依頼してその範囲で
登記他最低限の手続きを通してそれでおしまい。と言う所が多いと思います。つまり、原始定款のままで、数次に
渡り変更が行われていても１通のままと言う現状だと思います。
変更定款が必ずしも必要ない事から代書人のサービス業務、あるいはそのままと言う形であるのではないかと思
います。
しかし、医療法人は民間の法人と違い定款認可申請書なるものが存在します。それに伴い新旧対照表の精緻な
記述を要求されます。
医療法人の担当の方々は、普通の法人感覚で業務を行えないと言うことがあります。設立から専門家任せと言う
問題の弊害もありますが、私の行った範囲では許認可団体として行政の要求はトップクラスにあると思います。
その割りに、以外とのんびりとした対応の方が多いので、行政担当者と良い意味で親密になり、或いは通常の業
務に対しても親身になって行政の伝達者となる専門家の意見を聞く必要がある様に思います。

まず、今行っている事業において施設の名称・種類・所在地建物の規模構造設備内容職員の数職務内容・業務区域・など現状とマッチしているかどうか？です。何かが現状とマッチしていない場合は何らかの届け出あるいは許認可が必要な状態になっていると思って間違いないと思います。

普通の会社ですと、商業登記が終わればはい完了と言う形が多いとは思いますが、医療法人に限っては、登記を出すまでの許認可届け出が長いと言う事になります。

定款変更について行政が関与する法人ですので認可申請書が必要な事は当然なんですが、その内訳として定款変更の理由書が必要になります。
記載例は各行政機関にあると思いますが、定款を変更すること自体にそれ相応の理由が必要であり、それを書面にて記載した上で、お伺いを立てて変更について認可を貰い、それにベースにして登記を行い、それを又各官庁に報告した上で使用すると言う流れになります。

当然その中には社員総会議事録などは必要であり通常の法人の役員変更の様に定型的な文面でなく、各議案について内容を精査されますので、議事録の段階から打ち合わせをした方が良いと思われます。特に理事さんが遠方の場合で印鑑を押すのに時間的問題が発生する場合は一字一句間違えないようにしないと予定している日程にすべての行程が間に合わない事も考えられます。

私がお願いしたときは、変更理由書の文面で
病院を新設したい為を病院を新設するために
施設名を変更したいを施設名を修正したい
あと、日程の関係で業務内容の記載を追加する為を、欠落していた為に補正をしたいに
などがあります。
変更理由書だけで、全部書きかえる様な状況ですから推して知るべしですが、
新旧対照表の記載にあっては、（　）　の位置から下線の正確な位置、対照表と理由書を連動させる為の欄外への理由書の番号の記載と記載位置の指定。
実際の変更定款の作成では、上記の記載を実行すれば良いのでそれほどでもないですが、数次に渡り変更
しなければならない状況ですと、各段階での定款を提示しなくてはならない場合もありますので、細かく変更
されていると、混乱してしまう場合もあります。

この部署も他部署と同じで人員が相当少なく、担当者と話す予定を取る事自体が大変で、夏休みを挟んだ日程になったりしますと最終結論まで数か月かかったります。

変更内容にもよりますが、入り組んでいる内容をそのままに放置しておくと相当手間がかかりが大変ですの
で、変更をため込まないで、その都度担当行政機関とこまめに連絡を取りあった方が良いと思います。

私の扱った変更ほど重なる変更を放置し現状にあわせようとなると相当手間がかかり、担当部署に通い詰める回数は複雑な建設業許可以上です。
出来上がってみれば、議事録と変更認可申請書と変更理由書と新旧対照表と新定款位で、楽な作業にも見えますが、こればどうして課程は複雑です。